INZERCE
Přední podnikatelský časopis
Vychází již 26. rokem

Veřejná správa je dozajista oblastí s největším výskytem dokumentů. Každý den se zde sbíhá a zároveň odtud odchází tisíce žádostí, posudků, smluv, faktur či dopisů. Vše přitom prochází rukama obrovského množství úředníků. Snahou každého státu či města je práci veřejné správy zrychlit a zefektivnit, a v souladu s tím snížit i celkový počet úředníků. Praxe ze soukromého sektoru již prokázala, že těchto cílů lze dosáhnout zefektivněním práce s dokumenty.

Každý zodpovědný úřad by se proto měl obrátit na profesionálního dodavatele dokumentových řešení. Pokud je zároveň schopen zajistit i kompletní správu tiskového parku, jde o výhodu, protože tisk, skenování a kopírování dokumentů velice úzce souvisí s jejich dalším zpracováním.

            Základem efektivní správy dokumentů je jejich digitalizace při vstupu do organizace. Konečná podoba a rozsah digitalizačních služeb by přitom měla být vždy upravena na míru dle potřeb zákazníka. V soukromém sektoru se zohledňuje velikost společností, jejich zaměření i jednotlivé požadavky. Stejné přizpůsobení vyžadují tyto služby i v oblasti veřejné správy. Profesionální dodavatelé by tak měli být schopni nabídnout řešení podle individuálních požadavků každé instituce. Při výběru by měly úřady dbát nejen na rozsah služby, ale také na rychlost a jednoduchost jejího nasazení. Samozřejmostí jsou pak zejména softwarové funkce, které danému úřadu zefektivní procesy zpracování dokumentů v oblasti, která jej nejvíce zatěžuje.

            Dokumentová řešení fungují na principu automatického rozpoznávání a vytěžování údajů, jako jsou například částky, termíny, názvy firem či organizací a dalších definovaných informací. Správa dokumentů v elektronické formě umožňuje zrychlení a zjednodušení veškerých navazujících procesů. Nastavením řízeného procesu je následně možné zefektivnit celý oběh dokumentu od jeho pořízení přes kontrolu a schválení až po odeslání či archivaci. Zejména v sektoru veřejné správy jsou tyto procesy velmi složité a často nepřehledné. Kvalitní dodavatel dokumentových řešení by měl proto provést nejprve analýzu procesů a navrhnout jejich novou optimální podobu.

            Práce na úřadech veřejné správy je charakteristická zpracováváním údajů, které mnohdy vyžadují vyšší úroveň zabezpečení. Také v této oblasti nabízejí moderní dokumentová řešení řadu funkcí, jež umožňují odhalit či snížit potenciální rizika a předcházet nežádoucímu nakládání s důvěrnými informacemi. Základem celkového zabezpečení by mělo být nastavení přístupových práv a přesná definice vlastníků konkrétních dat. Tímto způsobem lze vždy přesně zjistit kdo, kdy a jak změnil konkrétní dokument. Tato funkce působí jednak preventivně, a jednak nabízí i široké možnosti zpětné kontroly.

            Moderní bezpečnostní systémy dokážou také odhalovat kritická místa v toku dat, chrání informace ve veřejných složkách a v cloudových úložištích, anebo napomáhají s rychlým a bezpečným přesunem velkého množství dat. Aktuálně je za jednu z největších bezpečnostních hrozeb nejen ve veřejném sektoru považována existence tzv. nestrukturovaných dat. Jejich množství v současné době prudce roste a často se vymykají kontrole. Ve většině organizací tvoří až 80 % všech interních dat a jejich objem se každých 12 až 18 měsíců zdvojnásobuje. Velcí dodavatelé dokumentových řešení se proto nyní zaměřují i na kontrolu a zabezpečení právě těchto dat. 

(red)

 

Slovo ke dni

  • Obrat k přirozené stravě nebo zdravému selskému rozumu?

    Není to tak dávno, co vyšla souhrnná zpráva pod hlavičkou OSN upozorňující na nebezpečí vysoce zpracovaných potravin. A čím že jsou nebezpečné? Mají souvislost s výskytem a rozvojem některých chorob včetně těch obávaných civilizačních a duševních. O posledně jmenovaných se dokonce hovoří čím dál častěji jako o epidemii. Není se co divit. Evoluce člověku trvala léta. Jak by mohlo být lidské zažívání zvyklé na látky nebo technologické zpracování surovin, které není starší než století? Zažili jsme boom ztužených tuků, tuků na smažení, průmyslových cukrovinek obohacených o kukuřičný sirup, glukózovo-fruktózový sirup, modifikované škroby, emulgátory, sladidla, přídavky mléčných bílkovin, hrachového proteinu…Ve výčtu by se dalo pokračovat. Otázka tedy zní, když je možné restrikcemi potírat kde co, nebylo by nasnadě také něco zvýhodnit? Třeba...

    Pokračování ...

Objednejte si zasílání časopisu Prosperita s přílohami - bezplatně!

Plnohodnotné vydání skutečně zdarma.

Kompletní PDF s našimi časopisy - Březen 2024

INZERCE

Partneři

Hlavní partneři:

TOSlogo 172 JPF

 

Partner plus:

  
         

Partneři:

logo-grada3    logo-dtocz upv logo 56
dk logo 2

Duševní vlastnictví - ve spolupráci s ÚPV

foto upv

Ochrana průmyslových vzorů 19. leden 2024

Anglické slovo design je odvozeno z latinského de-signare, označit, vyznačit. Postupně dostalo také významy „navrhnout“ či „návrh“. Od poloviny 20. století, kdy se začal klást větší důraz na vzhled výrobků a na reklamu, se rozšířilo do mnoha jazyků, včetně češtiny, v užším významu „výtvarného návrhu užitkových předmětů“.

Pokračování ...

Zaregistrujte se do našeho newsletteru

 

 

Navštivte také naše další portály

madambusinesscz RGB freshtimecz

Odborní partneři

csj105 cia 60 copy logo-kzps acto cma 30 let  Svaz květinářů a floristů ČR  cmsm105caim200 AVLOGOM3