Od ledna 2026 už zaměstnavatelé nebudou moci hlásit pracovní úrazy na papírových formulářích. Vše se přesune do elektronické podoby, a to prostřednictvím portálu Státního úřadu inspekce práce (SÚIP). Novinka má snížit administrativní zátěž a zrychlit celý proces, pro firmy ale znamená nutnost včasné přípravy.

Proč se pravidla mění
„Dosavadní systém kombinoval papírové záznamy, e-maily a různé formuláře. Nové nařízení vlády přináší jednotnou podobu hlášení i záznamů o pracovním úrazu. Úřady tak získají lepší přehled a zaměstnavatelé už nebudou muset tápat, jak a komu úraz ohlásit,“ říká Jana Jáčová, ředitelka UOL Účetnictví.

Digitalizace má odstranit duplicity a chybovost při vyplňování. Stát zároveň získá přesnější data pro prevenci úrazů. Podle resortu by měla změna pomoci i samotným firmám – zrychlí se tok informací, sníží množství papírování a v budoucnu by se měly snadněji dohledávat potřebné údaje například pro pojišťovny.

Jak bude systém fungovat
„Každý zaměstnavatel, kterému se stane pracovní úraz, bude muset vyplnit elektronický formulář na portálu SÚIP. Ten se následně automaticky dostane k příslušnému oblastnímu inspektorátu práce, případně k báňskému úřadu. Záznam o úrazu musí firma odeslat nejpozději do 15 pracovních dnů od chvíle, kdy se o úrazu dozvěděla. V případě smrtelného nebo závažného úrazu platí povinnost nahlásit jej bez zbytečného odkladu,“ říká Lukáš Rom ze společnosti Kärcher.

Nově se pracovní úrazy rozdělují do čtyř kategorií: smrtelné, závažné (např. s hospitalizací nad pět dní), s pracovní neschopností delší než tři dny a drobné úrazy. Jen u těch posledních stačí evidence v knize úrazů, nikoli hlášení úřadům.

Co se nezmění
Nadále zůstává povinnost vést tzv. knihu úrazů, kde se evidují všechny případy – od drobných až po vážné. U méně závažných úrazů, které si nevyžádají pracovní neschopnost delší než tři dny, se úraz hlásit úřadům nemusí, ale zůstane zapsán v interní evidenci.

„Firmy také budou muset mít k dispozici podepsanou verzi záznamu. Buď ji zaměstnanec a zaměstnavatel potvrdí fyzickým podpisem na vytištěném formuláři, nebo využijí uznávaný elektronický podpis. Dokument se následně uchovává po dobu deseti let,“ upozorňuje Jana Jáčová
z UOL Účetnictví.

Praktické dopady pro firmy
Přechod na elektronické podávání může být pro některé zaměstnavatele vítanou úlevou, jiní ale upozorňují na nové povinnosti. Především menší podniky, které dosud vyplňovaly jen papírové formuláře, budou muset zavést přístup do portálu, proškolit pověřené osoby a nastavit vnitřní postupy. Digitalizace přináší i výhody – firmy budou moci snadněji opravovat chyby v již odeslaných hlášeních nebo doplňovat nové informace, například pokud se změní délka pracovní neschopnosti. Úřady si od toho slibují také rychlejší komunikaci s pojišťovnami či policií.

„V praxi to bude znamenat, že i u méně vážného úrazu, kde je zaměstnanec několik dní doma, firma vyplní elektronický záznam a ten do 15 dnů odešle. Pokud by se situace zaměstnance zhoršila, bude povinností zaměstnavatele údaje v systému aktualizovat,“ říká Jana Jáčová, ředitelka UOL Účetnictví.

Změna platí od roku 2026
Přestože se v některých zprávách objevilo, že změna přijde už od ledna 2025, skutečný termín je 1. leden 2026. Do té doby platí dosavadní pravidla a papírové formuláře zůstávají v oběhu.

Pro zaměstnavatele to znamená jediné – využít rok 2025 k přípravě. Čas bude potřeba nejen na technické nastavení přístupů, ale i na vysvětlení postupů zaměstnancům odpovědným za bezpečnost práce. Kdo se připraví včas, vyhne se komplikacím a sankcím.

(tz)