Srpen je pro většinu lidí vrcholem léta. Pro firmy je ale často neúprosným zrcadlem toho, jak opravdu fungují. Klíčoví lidé jsou mimo kancelář, obchodní partneři mají zpomalený režim a zákazníci přesto čekají na servis, na který jsou zvyklí.

Podle čerstvého průzkumu portálu Platy.cz letos pracuje během dovolené až 61 % Čechů. Jen 1 % z nich ve stejném tempu jako obvykle, ale i „občasné“ vyřizování e-mailů nebo telefonátů znamená, že dovolená není skutečným odpočinkem. Manažeři a lidé s vyšší mzdou jsou navíc v tomto směru nejaktivnější. Jen 10 % z nich dokáže během volna opravdu vypnout.

Co to znamená
Z krátkodobého pohledu může být „pracovní dovolená“ výhodná. Úkoly se neodkládají, klient dostane odpověď. Z dlouhodobého ale přináší řadu rizik: vyšší pravděpodobnost vyhoření, úzkostí a ztráty koncentrace, neformální tlak na ostatní zaměstnance, a dokonce i kyberbezpečnostní hrozby při práci z nezabezpečených sítí. A to nás vrací k jádru problému. Pokud se zaměstnanci či ředitelé cítí být nepostradatelní i u moře, je to signál, že firma stojí na lidech, ne na systému. Letní měsíce jsou ideálním momentem tyto slabiny odhalit a opravit. Za patnáct let praxe vidím opakující se scénář. Firma jede zdánlivě hladce, ale jen do chvíle, kdy hlavní lídr odjede na dovolenou. Najednou se ukáže, že nikdo jiný nemá dost informací, pravomocí nebo odvahy rozhodnout. Výsledkem je zbytečný stres, odkládání úkolů a návrat z dovolené s přetékajícím inboxem a vyčerpanou hlavou.

Proč je to problém
Závislost na jednom člověku: Pokud se bez vás nic nepohne, firma je zranitelná.

Slabé procesy: Absence jasných postupů znamená, že každý problém čeká na „toho jednoho, co to vždy vyřeší“.

Chybějící zástupnost: Pokud lidé neumí zastoupit kolegy, vznikají zbytečné prostoje.

Co s tím udělat?

1. Delegujte dříve, než odjedete – Nechte tým převzít část vašich pravomocí ještě před dovolenou, ať si všichni vyzkouší rozhodovat bez vás.
2. Nastavte jasné procesy – Písemné instrukce nejsou byrokracie, ale mapa, podle které může firma fungovat i bez „navigátora“.
3. Budujte zástupnost – Každá klíčová pozice musí mít minimálně jednoho člověka, který zvládne práci převzít.
4. Podporujte odpojení – Jasně komunikujte, že dovolená je určená k odpočinku, a sami jděte příkladem.
5. Vyhodnoťte srpen po návratu – Udělejte si seznam toho, co se zvládlo bez vás, a co ne, a na podzim tyto mezery odstraňte.

Srpen může být pro firmu tvrdý, ale užitečný stres test. Pokud projdete, znamená to, že váš tým i procesy fungují. Pokud ne, není to tragédie. Je to příležitost nastavit řízení tak, aby příští rok vaše dovolená byla dovolenou i pro vás.

Ing. Jiří Jemelka,
expert na restrukturalizace firem
a zakladatel společnosti JPF Czech