Obtěžují vás všechny ty faktury, objednávky, a další a další doklady, které vypovídají o dění ve firmě? Nenávidíte administrativu, protože vám ubírá čas, který byste rádi věnovali rozvoji podnikání a své seberealizaci? Určitě nejste sami. Stejně tak hodně majitelů a ředitelů věří, že digitalizace a umělá inteligence brzy vyřeší všechny ty záležitosti za ně. Do jisté míry ano, ale jen tehdy, pokud budou k dispozici kvalitní data. Teprve jejich zpracování a výstupy mohou poskytnout zrcadlo toho, jak se firmě daří.

V rozhovoru to potvrdil Martin Plachý, ekonomický expert, daňový poradce, auditor a finanční analytik s 30 lety praxe. Vytvořil s dalšími nadšenci nástroj, který přetváří účetní data do přehledných a objektivních informací pro snadné rozhodování manažerů.

„REKAP přišel na svět v okamžiku, kdy jsem po letech práce v oblasti účetního a daňového poradenství a auditu přešel na druhou stranu barikády, tedy mezi členy boardu a v management. Vůbec jsem nechápal, jak je možné, že se tak málo pracuje s informacemi, které v účetnictví jsou. Příčina byla obvykle v ERP systémech, které byly výborně uzpůsobeny pro zadávání dat, ale neměly prakticky žádné smysluplné výstupy. A tak jsme s několika odborníky vytvořili reporting do kapsy a začali ho napojovat na nejrozšířenější účetní systémy v ČR,“ shrnul Martin Plachý.

REKAP dnes obsahuje desítky reportů, manažerské výsledovky, cash flow, rozpočty, plány, včetně těch finančních, analýzy tržeb, nákupu, zásob, mezd, projektů a zakázek. Díky němu můžete dobře kontrolovat i plánovat svůj business pravidelně prakticky odkudkoliv. Jak je to s údaji, které tento produkt potřebuje, vyjádřil v následujícím rozhovoru:

Digitalizace znamená přístup k nejrůznějším datům. Využívají je české firmy podle vás dostatečně?

Digitalizace, využívání dat a aplikace AI je dnes skutečně velký trend jak v rovině osobní, tak především v rovině firemní. Je potřeba ale říct, že už dnes je možné pozorovat některé prvky počátečního rozčarování. A velmi často je to spojeno s nerealistickým očekáváním, a často i s chybnou interpretací některých věcí. Jeden z praktických příkladů. Ve firmách je velmi důležité digitalizovat vstupy – objednávky, faktury, účtenky apod. Bohužel namísto skutečné digitalizace těchto dokumentů v podobě XML dostala přednost metoda vytěžování prostřednictvím AI. To se často v praxi ukazuje jako slepá ulička, která přináší dočasný efekt. Její výsledky jsou mnohdy nepřesvědčivé a pracnost a chybovost odrazuje celou řadu firem od skutečně masivního využívání.

Co je tedy aktuálně ten největší problém?

Digitalizace a aplikace AI narážejí celosvětově na jeden velký fenomén, kterým jsou špatná data. Nízká kvalita dat je dnes nejčastější příčinou určitého rozčarování z vynaloženého úsilí, velkých investic a snahy o digitalizaci firem. Jedna z nejdůležitějších disciplín moderní digitalizace firem, kterou je účetnictví, je ze strany podniků hrubě podceňována. Firmy nechávají často tuto klíčovou funkci na účetních, kteří vůbec nerozumí jejich businessu a jejich zájem je soustředěn na legislativní povinnosti. Díky tomu mají data většinou špatnou strukturu, v průběhu roku jsou neúplná a zkreslující a firmám nezbývá, než aplikovat intuitivní řízení, založené na pocitech, trendech na trhu a dílčích informacích.

Jaké informace vlastně pro řízení firmy potřebuji?

Je potřeba si uvědomit, že je jediná disciplína, která představuje kompletní digitální záznam businessu. A tou je účetnictví. Kvalitní účetnictví pak je schopno poskytovat dobrou business analýzu ve všech třech klíčových oblastech:

1. Výsledky hospodaření – tedy ziskovost a její strukturu, a to měsíčně.
2. Cash flow – jaké finance přitékají a odtékají, co nás čeká.
3. Tržby a prodej – kdo co kupuje, co se nejvíc prodává, kdo dluží a jaké máme marže.

K tomu je potřeba mít účetnictví nastavené tak, aby tato data generovalo v použitelné podobě. A to je často kámen úrazu.

Podle čeho podnikatel nebo ředitel zjistí, že nemá všechna správná data k dispozici?

Jednoduše: když mu data nepomáhají v rozhodování. Když si na poradu vytiskne výsledovku a po deseti minutách ji otočí, protože jí nikdo nerozumí. Když se neví, proč byl daný měsíc lepší nebo horší, co přesně se změnilo. A hlavně: když se musí ptát účetní, co se vlastně ve firmě děje, proč je ve výsledovce to či ono – místo aby to věděl z dobře připravených reportů.

Kdy poznám, že už potřebuji na zpracování agendy někoho zvenčí?

Ve chvíli, kdy data nedávají smysl nebo je vůbec nemáte. Když vidíte, že se účetnictví nedá snadno zpracovat do smysluplných reportů, protože prostě struktura, neúplnost údajů a nízká kvalita zpracování vám neposkytují klíčové informace pro rozhodování, o schopnosti roztřídit informace na zakázky, střediska a produkty. Nebo když například ztrácíte čas tím, že si čísla přepisujete do excelu a snažíte se je pochopit. To je ten moment, kdy se vyplatí zavolat si někoho, kdo pomůže nastavit metodiku účetnictví tak, aby sloužila řízení firmy – ne jenom finančnímu úřadu. Jedním z nástrojů takové reflexe může být například reporting REKAP, který lze rychle nasadit. Z něj dobře poznáte, jak na tom vaše účetnictví je, tedy i celá firma.

Je možné systém REKAP někde vyzkoušet?

Ano. REKAP nabízíme ve formě ukázkového dema, kde si může každý prokliknout jednotlivé reporty. REKAP má také nasazení a prvních 14 dní zdarma, díky čemuž se můžete podívat na svoje data a vyhodnotit jak kvalitu účetnictví, tak potenciál našeho reportingu. Už po pár dnech má majitel firmy jasno v tom, jak na tom opravdu je. A pokud mu průběžné účetnictví vůbec nedává smysl, může využít našich zkušeností a spolu s námi připravit klíčové kroky k tomu, jak dát účetnictví do pořádku.

Co dnes u nás rozvoj malých a středních firem brzdí?

Malé a střední firmy jsou velmi citlivé na dění na trhu, na trendy a změny. Proto potřebují dobrou a rychlou zpětnou vazbu a řízení podle dat – data driven management. To výrazně usnadňuje a zkvalitňuje rozhodování. Málokdo si uvědomuje, že riziko vážného dopadu chybného rozhodnutí na firmu je mnohem vyšší a jeho následky mnohem závažnější než riziko nějaké pokuty z finančního úřadu. A právě orientace účetních kanceláří a účetních, kteří zpracovávají všechna data, je úplně špatná. Nepochopení businessu, zájmu manažerů a podnikatelů a slabá vůle k poskytování kvalitních průběžných informací pro potřeby řízení vede hned k několika zásadním dopadům:

1. Absence řízení a plánováni podle skutečných dat.
2. Nedůvěra trhu vůči číslům a reportům prezentovaným těmito firmami.
3. Velmi špatná dostupnost financování ať ze strany investorů, nebo bank, a navíc za takových podmínek, které jsou pro firmy naprosto nedů­stojné a neodpovídají jejich postavení.

Je to podobné i v zahraničí?

V některých aspektech určitě. Legislativní snahy států velmi často motivují účetní aparát k preferování zabezpečení daňových povinností před potřebou poskytovat kvalitní data pro podnikání. Na druhou stranu historie účetnictví ve spoustě zemí udržela určitou kontinuitu a důraz na poskytování informací pro řízení. V některých zemích – například v Holandsku, Anglii, Skandinávii nebo v Německu – je větší důraz na kvalitu účetnictví jako nástroje řízení. U nás jsme pořád zvyklí brát účetnictví jako „nutné zlo“. Pozitivní určitě je, že v akceptování moderních technologií a v rozvoji digitalizace patříme určitě mezi přední země v Evropě. Bohužel velké země Evropy často patří k těm technologicky konzervativním až rigidním, a to ovlivňuje celou Evropu, která v digitalizaci a aplikaci moderních technologií dramaticky zaostává. Věřím ale, že se situace mění. I na trhu účetních služeb lze pozorovat velké změny. Tlak ze strany firem na kvalitní data je výrazný a nepochybně povede k určité konsolidaci celé účetní disciplíny.

připravil Václav Kodym