Většina českých firem nemá přehled o své korespondenci, pouze 17 procent by s jistotou dokázalo do hodiny najít tři roky staré pracovní dopisy. Téměř třetina společností poštu centrálně nearchivuje a z toho jen čtvrtina nějakým způsobem řeší předání korespondence zaměstnanců, kteří firmu opouštějí. Podniky se tak vystavují nebezpečí, že nebudou schopny předložit potřebné doklady soudu, státním orgánům či auditorům. Ztěžují si tím také předávání agendy mezi zaměstnanci. Vyplynulo to z průzkumu společnosti ČP Cloud mezi 210 středními a velkými firmami.

I v době internetu zůstává listovní korespondence jedním ze zásadních a v mnoha ohledech nenahraditelných způsobů obchodní komunikace. „Často se jedná o objednávky, nabídky, dohody či jiné důležité dokumenty, které slouží jako důkazy v případě obchodních sporů či kontroly. Většina českých firem však nemá zřízený centrální archiv korespondence, což může hledání především starší pošty ztížit nebo zcela znemožnit a firmu ve výsledku stát nemalé peníze,“ vysvětlil Daniel Bartek, generální ředitel společnosti ČP Cloud, a dodal: „Přitom v dnešní době existuje řada elegantních a cenově dostupných systémů, které dokáží korespondenci ukládat v elektronické podobě nebo pomoct v orientaci v klasickém papírovém archivu.“

Z průzkumu ČP Cloud vyplývá, že jen malá část firem by dokázala starou poštu rychle najít. Na dotaz směrovaný manažerům a majitelům firem, zda by byli schopni do hodiny nalézt dopis, který někdo ze zaměstnanců odeslal před třemi lety, odpovědělo pouze 17 procent s jistotou „ano“ a 34 procent „spíše ano“. Zbylých téměř 49 procent by dopis pravděpodobně (36 procent) či určitě (13 procent) nenašlo.

ČP Cloud dále zjistil, že jen 37 procent firem vede centrální archiv odeslané pošty na úrovni firmy a 32 procent na úrovni oddělení či divize. „Archiv mají v podniku na starosti nejčastěji dva až tři pracovníci,“ doplňuje Bartek. Celých 31 procent firem však centralizovanou archivaci odeslaných dopisů vůbec neřeší a spoléhá na svědomitost jednotlivých zaměstnanců. Navíc jen čtvrtina takových podniků má jasné procesy či předpisy, které by řešily předávání korespondence odcházejících pracovníků.

Společnost ČP Cloud ve sdružení s Českou poštou provozuje on-line službu, která umožňuje odesílat papírové dopisy z počítače podobně jako e-mail. Na rozdíl od jiných služeb podobného charakteru aplikace vede také zabezpečený a strukturovaný archiv a evidenci dopisů v elektronické podobě. V případě potřeby tak dokáže prokázat obsah odeslaných zásilek. Služba je dostupná na www.cpcloud.cz bez nutnosti instalace a písemných smluv a díky automatizaci zjednodušuje a zlevňuje celý proces odesílání dopisů až o desítky tisíc korun ročně.

(tz)