Tlak pokračující recese vede stále více zákazníků k hledání možností, jak snižovat provozní náklady. Právě na tuto část hospodaření firem se specializují konzultanti Konica Minolta, kteří radí, jak optimalizovat tiskové prostředí. V loňském roce uskutečnili celkem 325 analýz, při kterých dosáhli průměrného snížení nákladů na tisk o více než 20 %. Nejvyšší vykázaná úspora v rámci jedné analýzy byla téměř 44 % a ve finančním vyjádření se pohybovala v řádech milionů korun ročně.

Základem pro optimalizaci je sběr dat a informací o aktuální podobě tiskového prostředí u zákazníka. Specialisté Konica Minolta nejprve sestavují podrobný přehled aktuálního množství vytištěných a zkopírovaných stran a mapují počet, typ a stáří stávajících tiskových zařízení. Současně posuzují i jejich rozmístění v objektu společnosti a na základě sebraných údajů zpracovávají kalkulaci celkových provozních nákladů.

Dalším krokem je přesná definice skutečných požadavků jednotlivých uživatelů při práci s dokumenty. Výsledkem je návrh optimalizovaného tiskového prostředí, ve kterém jsou často zastaralá zařízení nahrazena novými a úspornějšími nebo osobní tiskárny výkonnými multifunkčními stroji.

Pro udržení efektivity provozu je následně nutné nastavit limity tisku pro jednotlivé zaměstnance. Nástavbou je dohled nad výší nákladů, zavedení systému na komplexní správu tiskového řešení a nastavení funkcí a vlastností tiskových zařízení, které byly definovány jako užitečné pro daného zákazníka.

Konkrétní případy úspěšně provedených optimalizací tiskového prostředí:

1) HAVEX - auto s.r.o. – zákazník segmentu SME

Společnost HAVEX – auto, s. r. o., již byla zákazníkem Konica Minolta s pěti multifunkčními zařízeními různého stáří a cenových podmínek. Kromě toho využívala ještě několik desítek dalších tiskových zařízení (převážně stolní tiskárny) různého stáří a značek.

Management společnosti se obrátil na konzultanty Konica Minolta s požadavkem na sjednocení tiskového prostředí, nový tiskový systém, zjednodušení práce s IT, maximalizaci bezobslužnosti a snížení provozních nákladů v rámci všech poboček v ČR.

Po optimalizaci tiskového prostředí došlo ke snížení počtu využívaných zařízení ze 41 na 30 a k roční úspoře provozních nákladů ve výši více než 200 000 Kč (29 %). Díky napojení na dispečink Konica Minolta byla zajištěna maximální kontrola provozu a jednoznačně definovaná odpovědnost za fungování tiskového prostředí.

2) Penny Market s.r.o. – zákazník ze segmentu velkých firem

Společnost Penny Market, s.r.o., oslovila Konica Minolta s žádostí o optimalizaci tiskového řešení v centrále společnosti (administrativní budova – tři patra). Cílem bylo snížení provozních nákladů a inovování zastaralé technologie, která vyžadovala častý servis. Specifickým požadavkem bylo výrazné snížení počtu tiskových zařízení.

Po optimalizaci tiskového prostředí došlo ke snížení počtu využívaných zařízení z 97 na 30, a to zejména nahrazením malých laserových tiskáren výkonnějšími multifunkčními stroji. Při měsíčním objemu tisku více než 200 000 stránek snížili specialisté Konica Minolta roční provozní náklady o 720 000 Kč (29 %). Dalším přínosem bylo nastavení jednoznačné odpovědnosti za tiskové prostředí nebo jednotné ovládání všech zařízení. To vedlo ke zjednodušení a zefektivnění práce pro uživatele.

3) Česká obchodní inspekce – zákazník ze segmentu veřejná správa

Cílem optimalizace bylo nejen snížení nákladů, ale i vytvoření přehledu o funkčnosti tiskových řešení na krajských pobočkách. Dosud nejednotný provoz tamních tiskových řešení vedl k nákupu nekvalitního a neoriginálního spotřebního materiálu. To způsobilo růst nákladů na servis.

Po optimalizaci tiskového prostředí došlo ke snížení počtu využívaných zařízení z 362 na 247, a to při zachování 203 přenosných tiskáren. Ty jsou nezbytností pro práci inspektorů v terénu. Roční tiskové náklady přesto poklesly téměř o 750 000 Kč (19 %).

Česká obchodní inspekce navíc získala podrobný přehled o tiskových řešeních na všech krajských pobočkách a snížila počet využívaných modelů na čtyři multifunkční zařízení a jeden typ přenosné tiskárny.

(tz)